Canal de denuncia de igus GmbH

conforme a la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro

Versión I, Número 01. Enero de 2024

1. Objetivo y ámbito de aplicación del canal de denuncia

El canal de denuncia de igus GmbH permite a cualquier persona vinculada a la empresa informar sobre comportamientos o actitudes que puedan constituir un riesgo para los derechos humanos o el medio ambiente, así como posibles irregularidades derivadas de actividades económicas de igus GmbH, ya sea en su área de negocio o en la de un proveedor a lo largo de toda la cadena de suministro.

igus aborda con seriedad los requisitos establecidos por la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro. Su objetivo es identificar posibles conductas irregulares o ilícitas a lo largo de la cadena de suministro desde una etapa temprana para poder aplicar las medidas correspondientes.

El éxito de esta iniciativa radica principalmente en la facilitación de información sobre posibles infracciones relacionadas con la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro, y en la realización de un seguimiento consistente de dichas situaciones.

Todos los empleados o personas implicadas a lo largo de la cadena de suministro de igus pueden notificar cualquier riesgo o violación de los derechos humanos o del medio ambiente mediante el canal de denuncia establecido por igus.

Se garantiza la posibilidad de presentar notificaciones de forma anónima y confidencial, lo que brinda a igus la oportunidad de identificar los riesgos desde una etapa temprana y, en el mejor de los casos, abordarlos antes de que se produzcan daños para las personas o el medio ambiente.

2. Procedimiento para la comunicación de la denuncia

Existen varios canales internos para informar de una infracción de cumplimiento, como notificar a los superiores o a los representantes de los trabajadores. El canal de denuncia de igus está disponible tanto para informes internos como externos, y puede ser utilizado sin restricciones por cualquier miembro de la cadena de suministro.

Las infracciones pueden notificarse en todo el mundo, las 24 horas del día, en varios idiomas y de forma gratuita mediante nuestro Canal de denuncia (reporting-channel.com) con sólo unos clics.

Al presentar un informe, es necesario especificar el enfoque relacionado con los riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente, así como los incumplimientos de las obligaciones, según lo establecido en las secciones 2 y 3 de la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro.

Las prohibiciones relacionadas con los derechos humanos incluyen lo siguiente:

• Trabajo infantil (se prohíbe el trabajo de las personas menores de 16 años)
• Trabajos forzados
• Esclavitud y explotación sexual
• Incumplimiento de las normas de salud y seguridad de acuerdo con la legislación del lugar de trabajo
• Retención de los salarios
• Uso de la tortura, trato humillante o vejatorio
• Libertad de asociación
• Cualquier acción u omisión que pueda perjudicar significativamente una posición jurídica protegida y cuya ilegalidad sea evidente.

Las prohibiciones relacionadas con el medio ambiente incluyen lo siguiente:

• Prohibición de la producción de compuestos que contengan mercurio
• Prohibición del tratamiento inadecuado de los residuos de mercurio
• Prohibición de la producción y el uso de determinados productos químicos y contaminantes orgánicos persistentes
• Prohibición de la manipulación, recogida, almacenamiento y eliminación de residuos no respetuosos con el medio ambiente
• Contaminación del suelo, el agua y el aire, así como el uso excesivo de recursos hídricos
• Cualquier acción u omisión que pueda perjudicar significativamente una posición jurídica protegida y cuya ilegalidad sea evidente.

3. Recepción y evaluación inicial de la denuncia

Dentro de una evaluación inicial, el departamento de Recursos Humanos (RRHH) determina la pertinencia del informe en relación con los derechos humanos, el medio ambiente o posibles incumplimientos, así como la veracidad y correcta obtención del informe presentado. A continuación, se evalúa el riesgo de las posibles consecuencias, por ejemplo, mediante una matriz de riesgos.

La persona que facilita la información recibe rápidamente la confirmación de que la misma ha sido registrada. Además, se envían informes provisionales a los denunciantes a través del portal y en un entorno seguro, detallando el estado de cada etapa del proceso y la resolución.

4. Análisis de evidencias y pruebas aportadas

En caso de confirmarse la relevancia y la sospecha inicial, se procede a iniciar un proceso interno de investigación con el objetivo de esclarecer los hechos a la mayor brevedad, y se lleva a cabo un exhaustivo análisis de la denuncia.

5. Aplicación de las medidas necesarias

Una vez concluida la investigación, igus comprueba si es necesario tomar medidas para eliminar, reducir o prevenir futuras infracciones. Para ello, se analiza la necesidad específica de corrección y mejora. Este análisis también considera las expectativas del grupo de personas afectadas por la infracción. Las acciones requeridas pueden limitarse a cambios internos en la división empresarial, como ajustes en los procesos, la implementación de nuevas directrices o la mejora de conceptos de formación. Sin embargo, también podrían implicar medidas con y hacia terceros. Durante la implementación de las medidas se realiza una supervisión adecuada, y se lleva a cabo un análisis detallado de su eficacia en etapas específicas del proceso.

6. Documentación

Se procede al registro y archivo de toda la documentación, actividades de investigación y resultados en ubicaciones designadas, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes y los plazos establecidos para la protección de datos. El acceso y la visualización de esta información están estrictamente regulados. Además, igus cumple con la obligación legal de notificar a todas las partes interesadas acerca de las investigaciones llevadas a cabo y los datos personales procesados en este contexto.

7. Análisis de riesgos y elaboración de informes

El análisis de riesgos considera los resultados de la gestión de informes. Cada año, se elabora y divulga un informe exhaustivo que detalla la cantidad y gestión de dichos informes. Además, se suministran informes específicos a la dirección según sea necesario.

8. Prueba de eficacia

La efectividad de todos los sistemas y procesos mencionados con anterioridad en relación con la gestión de reclamaciones se evalúa de manera específica, al menos, una vez al año.

9. Protección del denunciante

La detección de posibles riesgos para los derechos humanos o el medio ambiente, así como de posibles incumplimientos, es de gran importancia tanto para igus como para su cadena de suministro.

Por este motivo, la denuncia se puede llevar a cabo de manera anónima, garantizando la confidencialidad en todo momento. La dirección IP no queda registrada. Se han implementado los siguientes procedimientos para salvaguardar la identidad del denunciante:

• Cifrado de transporte: todos los datos almacenados en las bases de datos del Canal de denuncia (reporting-channel.com) están encriptados
• Las rutinas de borrado de datos basados en reglas permiten la eliminación de acuerdo con las normas de protección de datos.
• Las auditorías periódicas de seguridad informática controlan la seguridad del sistema.

Cuando se presenta un informe en el canal de denuncia de igus, el informante no enfrenta ninguna consecuencia negativa. La garantía de confidencialidad de la información se mantiene en todo momento, como se detalla en la sección 3, y se refuerza internamente mediante medidas apropiadas.

10. Contacto

Si desea compartir algún comentario o sugerencia sobre nuestro canal de denuncia, no dude en ponerse en contacto con nosotros llamando al +49 2203 9639-151.